facturación electrónicaLa Facturación Electrónica es una medida que debe ser implementada por el sector comercial colombiano, nos permitirá contar con información en tiempo real sobre cómo se mueven los sectores de la economía del país, logrando mayor transparencia en el pago de impuestos y será además una herramienta más en la lucha contra la evasión fiscal.

¿Qué es la Factura Electrónica?

Es el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas. En otras palabras, es versión digital de las facturas en papel.

 

¿Cuál es la diferencia entre la factura digital actual y la factura electrónica?

La factura digital actual es un documento generado a través de un sistema de información (ERP) o facturador el cual es escaneado de un documento físico o guardado como archivo PDF para ser enviado a través de correo electrónico al cliente, sin un formato único definido.

La factura electrónica tiene un formato definido por la DIAN (archivo de datos XML con una representación gráfica) el cual es firmado electrónicamente a través del certificado digital del emisor. Al emitir esta factura se envía por correo electrónico tanto al cliente (receptor) como a la DIAN.

 

 ¿Cuáles son sus características?

  • Las facturas electrónicas, se generan a través de un archivo XML, el cual, a su vez, es una representación gráfica en formato de imagen (puede ser .pdf, .jpg, .gif, entre otros).

Archivo XML

facturación electrónica

Representación Gráfica

facturación electrónica

  • Cumple con todos los requisitos de las facturas actuales descritos en el artículo 617 del Estatuto Tributario, con excepción del literal h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
  • Obligatoriamente debe tener un Código Único de Factura Electrónica (CUFE), que es el valor alfanumérico obtenido con la aplicación de un procedimiento que utiliza datos de la factura e incluye clave de contenido técnico. Ejemplo:

facturación electrónica

  • Las facturas electrónicas generadas deberán tener un acuse de recibo y se deberá conservar como mínimo por 5 años, en caso de no realizar el acuse de recibo, esta se tomará como aceptada después de 72 horas (de acuerdo con la normatividad legal actual).

¿Cuál es el marco normativo de la facturación electrónica en Colombia?

  • Resolución 000010 del 6 de febrero de 2018: Establece que el plazo máximo para que las empresas Grandes Contribuyentes comiencen a emitir facturas electrónicas es el 1 de septiembre de 2018.
  • Decreto 2242 de 2015: Este decreto establece los términos de expedición e interoperabilidad de la factura electrónica con fines de masificación y control fiscal.
  • Ley 1819 de 2016 (Reforma Tributaria): A través del artículo 308 se modifica el artículo 616-1 del Estatuto Tributario indicando que la factura electrónica pasa a ser una factura de venta en vez de un documento equivalente a la factura y todas estas deberán ser validadas a su expedición por la DIAN o por proveedor autorizado por esta.

Parágrafo Transitorio Segundo: Los contribuyentes obligados a declarar y pagar el IVA y el impuesto al consumo deberán expedir factura electrónica a partir del 1 de enero de 2019 en los términos que establezca el reglamento. Durante las vigencias 2017 y 2018 los contribuyentes obligados por las autoridades tributarias para expedir factura electrónica serán seleccionados bajo un criterio sectorial conforme al alto riesgo de evasión identificado en el mismo y del menor esfuerzo para su implementación.

  • Decreto 1349 de 2016: Establece la circulación de la factura electrónica como título valor y permite a la DIAN establecer la obligación de facturar electrónicamente.
  • Resolución 000019 de 2016: Señala los procedimientos que deben agotar y los requisitos que deben cumplir los sujetos del ámbito en este decreto y dispone otros aspectos en relación con la facturación electrónica.
  • Resolución 000055 de 2016: Adapta sistemas técnicos de control de facturación relacionados con la numeración de las facturas.

¿Quiénes son los actores en la facturación electrónica?

  • Emisores: Persona natural o jurídica, que emite a través de si mismo o de un proveedor tecnológico la factura electrónica y la conserva.
  • Adquirientes: Persona natural o jurídica, que recibe, acepta o rechaza (si es el caso) y conserva la factura electrónica.
  • Proveedores Tecnológicos: Persona natural o jurídica, que presta a los obligados a Facturar Electrónicamente y/o a los adquirientes que opten por recibir Factura en Formato Electrónico de Generación (XML), los servicios de emisión o recepción de facturación electrónica y está debidamente autorizados por la DIAN.
  • DIAN: Autoridad fiscal en el país que regula todo lo relacionado con facturación electrónica.

 

¿Quiénes son emisores de facturación electrónica?

  • Obligados a facturar de acuerdo con Estatuto Tributario y sean seleccionados por la DIAN para facturar electrónicamente.
  • Obligados a facturar de acuerdo con Estatuto Tributario y opten por facturar electrónicamente.
  • No obligados a facturar de acuerdo con Estatuto Tributario y opten por facturar electrónicamente.

De acuerdo con la resolución 000010 del 6 de febrero de 2018, el plazo máximo para que las empresas Grandes Contribuyentes comiencen a emitir facturas electrónicas es el 1 de septiembre de 2018. Para las demás empresas, que son cerca de 800.000, el plazo máximo para implementar la facturación electrónica es el 1 de enero de 2019.

Las personas naturales o jurídicas que se conviertan en emisores de facturación electrónica, deberán ser a su vez, receptores de facturación electrónica, lo cual permite también administrar las facturas recibidas de proveedores de bienes o servicios y emitir los correspondientes acuses de recibo.

 

¿Al implementar la facturación electrónica, se podrá continuar con facturación en papel?

No. Una vez que la persona natural o jurídica implemente la facturación electrónica, no podrá expedir la factura por computador prevista en el artículo 13 del Decreto 1165 de 1996, ni la factura por talonario, ni la factura electrónica a que se refiere el Decreto 1929 de 2007.

 

¿Cuáles son los requisitos del proceso de la facturación electrónica?

  • Generación: A partir de los datos de la factura se crea un archivo de formato XML que es firmado con el certificado digital del emisor, también se crea una representación gráfica como imagen que permite la visualización del documento por parte del cliente final.
  • Conservación: Los archivos XML son almacenados de forma electrónica, lo cual permite administrar las cuentas por cobrar en los sistemas administrativos y/o contables, minimizando el error humano, optimizando el espacio físico, reduciendo el uso de consumibles y papel.
  • Acuse de Recibido: Cada cliente debe enviar el acuse de recibo al emisor informándole si fue aceptada o rechazada. En el caso de la Factura Electrónica se puede enviar de forma automática a través de un archivo XML, en donde el cliente indique el estatus de la información contenida en la misma.
  • Rechazo: El formato de los archivos XML de los documentos electrónicos están establecidos en la normativa emitida por la DIAN, cuando se envía un parámetro que no corresponde o está mal configurado se recibirá un aviso de rechazo por la DIAN o del validador autorizado por esta.
  • Entrega: Los documentos electrónicos son enviados tanto a los servidores de la DIAN como al adquiriente vía correo electrónico, usando protocolos de autenticación y encriptación, la firma de los archivos con el certificado digital permite aumentar el nivel de seguridad en el envío.

 

¿Cuáles son los beneficios para los contribuyentes al implementar facturación electrónica?

  •  Reducción de Costos: la factura electrónica permite reducir costos en consumibles y logística, ahorro en espacio físico de almacenamiento, consumibles y papelería.
  • Optimización de procesos: haciendo uso de la tecnología en la facturación electrónica, se obtienen beneficios como velocidad y agilidad en la entrega de documentos, seguridad en el resguardo de los mismos, minimización de costos por error humano y reprocesos que se pudieran presentarse cuando se manejan un gran volumen de ventas.
  •  Trazabilidad: seguimiento de todas las etapas de la factura electrónica, desde que se emite, su entrega tanto a la Dian como al cliente, acuse de recibo y hasta su estatus de pago.
  • Consulta en línea: cada cliente debe enviar el acuse de recibo al emisor informándole si fue aceptada o rechazada. En el caso de la factura electrónica se puede enviar de forma automática a través de un archivo XML, en donde el cliente indique el estatus de la información contenida en la misma.
  •  Cobros eficientes: Permite optimizar los procesos de gestión de cuentas por cobrar ya que la información de facturas puede llevarse de forma centralizada, permitiendo estar en contacto con clientes de forma segura, rápida, organizada y funcional.
  •  Protección al medio ambiente: Factura Electrónica es amigable con el medio ambiente, promueve la reducción de la producción de papel eliminando la necesidad de impresión.

 

¿Cuánto tiempo tiene un contribuyente para realizar la implementación de facturación electrónica?

Una vez la DIAN establezca la obligatoriedad, el contribuyente obligado tendrá un plazo de 6 meses para realizar la implementación a partir de la notificación de la DIAN – 3 meses para la habilitación de la facturación electrónica y 3 meses para realizar pruebas y la transmisión oficial, así:

facturación electrónica

Los contribuyentes que decidan realizar la implementación voluntariamente no tendrán esta restricción de tiempo, podrán iniciar con el proceso una vez autorizados y hasta el 1 de enero de 2019 que es la fecha establecida en la reforma tributaria para iniciar con el proceso de facturación electrónica por parte de los contribuyentes obligados.

 

¿Se obliga a conservar una copia física de la Factura Electrónica?

No, la conservación debe ser en forma electrónica y se refiere al archivo XML, este debe ser conservado por 5 años.

 

¿Se debe solicitar autorización de numeración para las notas de crédito?

No, la numeración entregada por la DIAN es para ser utilizada en las Facturas de venta y exportación; la numeración de las notas de crédito, débito y facturas de contingencia debe ser generada y administrada por el emisor.

¿Yo como empresa puedo implementar un modelo de facturación sin necesidad de un proveedor tecnológico?

Si, cualquier empresa puede realizar facturación electrónica de forma directa con la DIAN, sin embargo, es importante ver el siguiente comparativo:

 

Proveedor tecnológico Facturación directa
Tiempos

(entrada en producción)

Bajo Alto
Esfuerzo Bajo Alto
Inversión

(infraestructura, personas, certificados)

Bajo Alto
Espacio Físico Bajo Medio
Valor Agregado Alto Bajo
Mejor servicio al cliente Alto Medio
Soporte Técnico Medio Alto
Ajuste en desarrollo

(por cambio de ley)

Bajo Alto

 


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