Lo primero que usted debe de entender y acatar es que un correo institucional, solamente se debe usar para atender asuntos de la empresa, es decir, sólo se deben enviar y recibir correos que contengan información relacionados con su trabajo en la compañía.

Teniendo claro lo anterior debemos ver también algunas reglas para el uso correcto del correo electrónico, por ejemplo:

  • Una de las reglas fundamentales en el buen uso del correo electrónico empresarial es saludar. Siempre que vaya a enviar un correo recuerde que los modales nunca pasarán de moda y son de buena educación, nunca olvide un Buenos días o Buenas tardes.
  • A la hora de enviar un correo siempre debemos escribir el Asunto, este debe indicar el tema del que se va a tratar el e-mail que va a enviar. Cuando se da respuesta sobre el mismo correo, se recomienda cambiar el asunto, para tener claro lo que se habló en cada respuesta.
  • Cuando envíe un mensaje empresarial, tenga en cuenta su cargo y el de la persona a quien se lo va a enviar. Evalúe la posibilidad de colocar un “Estimado Dr./Sr.”, “Respetado Dr./Sr.” o simplemente puede colocar Señor o Doctor, el nombre de la persona, el cargo y el nombre de la compañía. La formalidad de los correos depende de si ya existe un primer contacto, del acercamiento que tenga con la persona y del cargo de la persona a la cual usted va a enviar el e-mail. Para enviar un correo a un compañero de trabajo simplemente puede saludar y colocar el nombre.
  • La ortografía es una de las reglas más importantes, recuerde que la buena ortografía habla del buen profesional que usted es. Le recomendamos que si tiene alguna duda con alguna palabra, búsquela en Google antes de escribirla, esto le evitará quedar mal por una palabra mal escrita. Existen algunas reglas ortográficas que son importantes a la hora de escribir, por ejemplo: Ninguna palabra se debe escribir completa en Mayúsculas y mucho menos todo el texto. Sí usted lo llegara a escribir así, eso puede significar que usted está gritando a la otra persona (y no queremos mal entendidos con nadie). También debe evitar el uso excesivo de la negrilla y el subrayado, los cuales sólo se utilizan para hacer referencia a una palabra o una frase muy importante dentro del texto.
  • Los correos se hicieron para recibir información rápida y concisa. Por lo tanto, lo invitamos a que usted sea lo más claro posible y envíe toda la información en un solo correo. Evite enviar información por partes y en desorden o escribir cosas de más e innecesarias.
  • Evite enviar correos con información confidencial o muy importante, ya que el correo podría ser reenviado a un tercero. Procure pasar este tipo de información por USB o hablar personalmente.
  • Para el envío de correos masivos con información de la empresa, recuerde la ley 1581 del 2012 sobre la protección de datos. A la hora de enviar el e-mail, no olvide colocar todos los correos electrónicos en el campo de copia oculta (CCO), esto con el fin de evitar que cada destinatario vea su lista de contactos. No hacerlo, podría ocasionarle una sanción a la empresa donde usted trabaja.
  • Todos los correos empresariales deben de llevar una firma, donde especifique su nombre, su número de contacto y la dirección donde trabaja. El tamaño y tipo de letra debe ser de acuerdo a la filosofía y características de la empresa, si en la compañía donde usted trabaja ya hay uno establecido para todos, ¡Respételo! Nada de estar cambiando los colores, la tipografía y mucho menos le vaya a colocar emoticones a la firma.
  • Tenga mucho cuidado con los colores que utiliza al enviar un correo formal. Para que su información comunique seriedad y respeto, estos siempre se deben escribir en color negro o en azul oscuro. Los correos que contengan varios colores sólo se utilizan para hacer alusión a algún evento especial o festividad que lo amerite dentro de la empresa.

Por último, recuerde que no debe enviar información personal o de otros trabajos que usted realice por el correo corporativo que le asignaron, esto podría ocasionarle problemas en su trabajo y la información enviada estaría a disposición de la empresa, quien realmente es el dueño del correo.

Así que lo invitamos, a que se autoevalúe e identifique la comunicación que está utilizando a diario con sus compañeros y clientes por medio del correo electrónico empresarial y simplemente corrija lo que está haciendo mal.

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